ExcelとAccessの使い分け

2020年7月19日

データベースとは

ども。好きなパスタ料理はアラビアータのjimです😊

突然ですが、『ExcelとAccessの使い分け』してます？

「やりたくても職場の環境上できない（Accessが無いとか周りのITスキルが無いとか）」って人もいるかな？

そゆ方も、『アルゴリズム』って観点で読んでもらえればいいかなと思います👍

先ず使い分けの前に、『データベース』から理解することが大事だと思います。

簡単に言えば情報の集合です💾

でも、IT技術職の人は単に『データベース』って言うと、『RDB』や『RDBS』を連想します。

とりあえず、RDB（Relational Database）から説明、、、

それで、こんな感じで構造化できるシステムがあるんだよね。

そのシステムが、RDBMS（Relational Database Management System）ね。

身近なとこでいったらAccess。他にOracleDBやSQLServer、MySQLなどの製品がRDBMS。

つか、『データベース』っていうのは奥が深いです。これ以上は。。。

スキップ！

 

Excelについて

『Excel』とは、表計算のアプリケーションです。

『表』があって、数式ぶち込んで『計算』したり、『グラフ』にしたり。。。

何かしらのデータを計算して、色んな角度から分析したりと、お馴染みのヤツですね。

で、職場でExcelをデータベースのように扱ってません？

「どういうこと？」ですよね？

「データベース」と言ってる、そのExcel！無法地帯になってませんか？

半角全角混ざってたり、文字列と数値が混ざってたり、セルが結合されてたり、計算式が残ってたり、、、

そういう無法地帯（Excelデータベース）から、特定の情報を取り出すのは大変だし、他のデータと関連付けできますか？

欲しい情報が『サクッ』と取り出せないなんて、データベースとして合格でしょうか？

『何かを探す』って行為。それって凄くエナジーを使うと思いません？

それに件数が多いと、動作が重くなりやすいです。特に行！

あとは、色々ぶち込み過ぎるとデータが壊れやすいです。

少し話は脱線しますが、、、

以前、行数多くて関数の入ってる管理表（共有ファイル）を使わされた時がありました😓

あれは、かなり苦痛でした。。。

読み込み待ってる間のストレスが半端ない😖

しかも、保存にも時間が掛かる😪

データが壊れたら、前日のデータ使ってやり直し😥

そんな経験ありませんか？

何処の会社に行っても、『管理表×関数』っていうガラスのExcelがある。っていう😅

話は戻りますが、、、

そんな、Excelデータベースいります？Excelはデータベースに向いてませんよね？

そゆとき、『AccessDB』使うといいよ。って話😆

 

Accessについて

『Access』とはデータベースです。データベースを管理するアプリケーションです。

そうです。冒頭で説明したRDBSです。

Excelとは違って自由が利かないけれど、キッチリと規則的にデータ管理ができます👍

そして、Excelだとフリーズしてしまうような情報量での検索も、非常に早い処理が可能です♪

Accessの検索もクエリ（問い合わせ）という機能を用意しておけば、簡単に『欲しいデータのみ』取り出せます。

こんな感じの条件も、ワンクリックでデータを取り出すことが可能ですし、Excelにエクスポートも可能です。

ちなみに、クエリはマウス操作で簡単に作成・保存できます。

だから、Accessでデータベース管理して、取り出したデータをExcelで集計・分析する。これが王道な使い方だと思います。

 

最後に

如何でしたか？何となく連想できましたか？

実際には、複数のテーブルを使ったクエリを使用したり、Excelにエクスポートしたりインポートしたり、各アプリケーションの機能を組み合わせて使うことになると思います。

それでも、アプリケーションを使い分ける事によって、１段階上の仕事ができます✨

実際に操作してみないと分からないところもあると思うので、Accessで仮のデータを作って、色んなクエリを作成してみるといいかもしれません。

ちなみに、自分はAccessクエリを数回しか作成したことないです。あは😄

それなのに何で紹介したかっていうと、データベースがAccessDBなら、『プログラミング×SQL』で更にもう一段階上の仕事ができるからです。

SQLは便利です。よく仕事で使ってます🎵

というわけで、今回は『ExcelとAccessの使い分け』でした。

次回は『SQL』について紹介します。

またねぇ✋